Digitalização de recursos humanos: definição, estacas, expectativas, exemplos…

Na era digital, onde a desmaterialização de dados e documentos está a tornar-se a norma, os recursos humanos não são uma excepção à regra. Desapareceram as montanhas de papelada e os ficheiros de pessoal que enchem a secretária do gestor de recursos humanos. Hoje em dia, tudo cabe num computador e é partilhado no Workflow.

Mas o que sabe sobre a digitalização dos recursos humanos? Digitalizar as funções de recursos humanos é tão simples quanto isso? Podemos digitalizar tudo em recursos humanos?

Através deste artigo, apresentar-lhe-emos o processo de digitalização de Recursos Humanos de A a Z, respondendo a todas as perguntas que possa ter sobre este assunto.

O que é a digitalização dos recursos humanos?

Nesta primeira parte, vamos começar por apresentar uma definição simples e prática da digitalização dos recursos humanos; antes de falarmos dos principais desafios deste processo.

Qual é a definição de digitalização de recursos humanos?

Por uma vez, o termo digitalização de recursos humanos não tem a sua própria definição. É portanto necessário interrogarmo-nos sobre a definição das palavras que compõem o nosso termo, a fim de chegarmos à nossa própria definição.

Se procurarmos a definição da palavra digitalização no dicionário, teremos de nos referir ao verbo digitalizar para obter a definição que nos interessa. Assim, a digitalização é semelhante à acção de : “Para converter informação analógica em formato digital. “No nosso caso, a informação analógica torna-se informação em papel.

Os recursos humanos, mais uma vez com base na definição dada pelo dicionário, são: “O agrupamento de todo o pessoal de uma empresa. “Também aqui, temos de nos adaptar ao nosso contexto. No nosso caso, os recursos humanos serão toda a informação, ferramentas, dados e funcionamento de todo o pessoal da empresa.

Assim, a digitalização dos recursos humanos é definida como: todos os processos que permitem a digitalização dos vários aspectos de HR de uma empresa.

Mas limitar a digitalização de recursos humanos a esta simples definição seria redutor. De facto, como veremos na nossa próxima secção, há muitas questões por detrás da digitalização dos recursos humanos.

Quais são os desafios da digitalização dos recursos humanos?

Quando pensamos na digitalização dos recursos humanos, o nosso primeiro pensamento é geralmente sobre a desmaterialização das folhas de remuneração. Mas os desafios da digitalização de HR vão muito além da simples redução da quantidade de papel distribuído e armazenado nas empresas.

Na realidade, a digitalização dos recursos humanos baseia-se em 4 grandes desafios para as empresas.

O desenvolvimento e melhoria do seu e-reputation como parte de uma abordagem de RSE.

De facto, o primeiro efeito de uma digitalização dos recursos humanos será reduzir significativamente a impressão de papel e as várias trocas administrativas em grande escala.

Desmaterialização de folhas de vencimento, pedidos e aceitação de licenças, digitalização de ficheiros do pessoal, …. Todos estes pontos são acções que podem ser apresentadas e comunicadas pela empresa como parte de uma abordagem de RSE.

Assim, as empresas irão indirectamente melhorar a sua marca patronal, mas também a sua reputação electrónica. Isto pode ajudá-los a atrair novos talentos.

Da mesma forma, uma digitalização dos recursos humanos em termos de recrutamento também contribuirá para o aumento do e-reputation da empresa.

Uma melhoria dos seus processos.

Com a digitalização dos recursos humanos e a desmaterialização da informação e dos dados, as empresas melhorarão consideravelmente a gestão e a fiabilidade dos seus processos internos.

Acabaram-se os riscos de perda de documentos, de mailings esquecidos, de erros de destinatário, …. E se é para processos e procedimentos relacionados com:

  • Recrutamento.
  • Formação.
  • Gestão de tempo e licenças.
  • Folha de pagamento.
Ganhos de produtividade.

Com a digitalização dos recursos humanos, muitas tarefas administrativas demoradas serão automatizadas. Isto irá inevitavelmente libertar tempo para os gestores de RH se concentrarem noutros elementos relacionados com o seu negócio principal: os recursos humanos.

Assim, o departamento de RH pode concentrar-se em questões tais como:

  • Gestão de talentos.
  • Gestão prospectiva de empregos e competências (GPEC).
  • Recrutamento.
  • Retenção de empregados.
Uma melhoria na qualidade de vida no trabalho.

A digitalização dos recursos humanos é também um desafio e uma ferramenta de escolha para as empresas na área da melhoria da QWL através do bem-estar no trabalho.

Ao facilitar o acesso à informação, melhorar a comunicação entre departamentos, reduzir os tempos de transmissão, processamento e resposta aos pedidos, e promover novas organizações de trabalho (tais como o teletrabalho), os empregados sentir-se-ão mais felizes e cumpridos nas suas missões. Isto irá reduzir o stress no trabalho, a taxa de rotação, etc.

Porque é que a digitalização dos recursos humanos é tão importante para as empresas?

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Como acabámos de ver brevemente, a digitalização dos recursos humanos não será trivial para uma empresa, mas pode ser aplicada a todas as funções de recursos humanos? Existem apenas vantagens na digitalização dos recursos humanos?

É isto que vamos responder nesta segunda parte.

A digitalização dos recursos humanos aplica-se a todas as funções de Recursos Humanos?

Embora a digitalização dos recursos humanos afecte mais ou menos todas as funções de HR, certas acções e decisões continuarão sempre a ser humanas. Não devemos esquecer que na gestão de recursos humanos, existe a palavra humano. O departamento de HR está a lidar com indivíduos únicos e embora a automatização e desmaterialização ajude, a digitalização não será capaz de individualizar a tomada de decisões.

Assim, a digitalização dos recursos humanos tem o seu lugar nas seguintes áreas:

  • A gestão e envio de folhas de vencimento.
  • Gestão de ficheiros do pessoal (lembrete de datas de check-up médico, prazo para a formação obrigatória, etc.)
  • Automatização e geração de KPIs de RH.
  • Campanhas de recrutamento e envio de contratos de trabalho.

Noutras áreas, a digitalização será a norma, mas ainda será necessária a intervenção humana em casos específicos para garantir que o empregado não enfrente uma dificuldade pessoal ou profissional. Estes incluem:

  • Tempo de trabalho e gestão de férias. Confrontado com um problema pessoal, um empregado pode ter de tirar uma ou duas horas de folga ou tirar um dia de folga do trabalho durante a noite; no contexto da digitalização e automatização, isto nem sempre é possível. Neste caso, cabe aos Recursos Humanos e ao gestor do empregado intervir e encontrar em conjunto uma solução para o empregado e para a empresa.
  • GPEC e entrevistas profissionais. Também aqui, a digitalização de Recursos Humanos será uma valiosa ferramenta de recolha de dados e planeamento que poupará tempo ao departamento de Recursos Humanos, mas a perícia, escuta e análise dos gestores de Recursos Humanos continuará a ser necessária e importante.

Para outras funções de Recursos Humanos, a digitalização é possível, mas a questão é se ela é desejável. Este é particularmente o caso da gestão disciplinar e da gestão de fim de contrato em RH.

Quais são as vantagens e desvantagens de digitalizar os recursos humanos?

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A digitalização dos recursos humanos tem muitas vantagens tanto para as empresas como para os empregados. Entre estes benefícios, podemos mencionar:

Um aumento da produtividade para todo o pessoal. Para o pessoal de Recursos Humanos, que será dispensado de tarefas administrativas repetitivas e para os funcionários, que passarão menos tempo a formular os seus pedidos.
Melhoria da comunicação e distribuição de informação. Com a digitalização de folhas de vencimento, gestão de férias e de tempo, etc., os empregados poderão obter todas as informações de que necessitam ao clique de um botão e ver o estado dos seus pedidos.
Redução dos erros de introdução de dados e dos excessos de visão. Ao automatizar uma série de tarefas, o erro humano é removido da equação.
Optimização dos processos de e-recruitment e métodos de retenção de empregados.
A possibilidade de os empregados receberem formação online a que de outra forma não teriam acesso.

A principal desvantagem da digitalização de HR é de facto: o risco de desumanização provocado por um modo de gestão onde tudo é automatizado e onde tudo é gerado por uma máquina que não faz qualquer sensação ou distinção entre os indivíduos e as suas situações.

Esta é a armadilha da digitalização de Recursos Humanos; o departamento de recursos humanos deve contar com a digitalização de Recursos Humanos e não deve depender dela. A digitalização de HR é e deve continuar a ser uma ferramenta que permite ao departamento de recursos humanos dedicar tempo às pessoas e empregados, ouvindo-os e estando atento ao seu comportamento.

A outra desvantagem da digitalização de Recursos Humanos é que pode haver uma perda de conhecimentos e competências de Recursos Humanos. Como pode isto acontecer? Bem, é simples: se a máquina o faz, não preciso de saber como o fazer. Mas nesse caso, como o faço quando a ferramenta se avaria?

Como implementar a digitalização dos recursos humanos?

Como acabámos de ver, os benefícios da digitalização de recursos humanos estão longe de ser triviais, só que as empresas e os gestores de recursos humanos devem ter o cuidado de não confiar apenas nestas ferramentas para levar a cabo as suas missões.

Mas para além disso, a digitalização de recursos humanos é uma oportunidade que todas as empresas devem aproveitar. Nesta última parte, veremos que ferramentas estão à disposição das empresas para conseguir esta digitalização. Depois terminaremos apresentando alguns exemplos de digitalização de recursos humanos.

Quais são as ferramentas para a digitalização dos recursos humanos?

A ferramenta essencial para conseguir a digitalização dos recursos humanos é a aquisição de software HRIS (Human Resources Management Information System). Este software permitirá uma centralização de toda a informação e dados necessários para que a digitalização dos recursos humanos decorra sem problemas.

As empresas têm a possibilidade de activar apenas um ou dois módulos de entre as múltiplas opções que o HRIS oferece. No entanto, quando utilizado como um todo, o SIHR permitirá gerir: folhas de pagamento, gestão de tempo e licenças, ficheiros administrativos dos empregados (doenças, companhias de seguros mútuas, etc.), GPEC, painéis de controlo de RH, etc.

Existem muitos SIHR no mercado, e é essencial realizar um estudo e uma comparação dos diferentes softwares e serviços que oferecem antes de adquirir um.

As outras ferramentas para a digitalização de recursos humanos serão:

  • Plataformas de trabalho colaborativas que disponibilizam e partilham documentos de
  • trabalho, bem como as agendas de todos.
  • Plataformas de formação em linha.
  • Aplicações de rede e Internet.

Alguns exemplos de digitalização de recursos humanos.

recursos humanos

A digitalização dos recursos humanos pode tocar em áreas insuspeitas. Por exemplo, muitas empresas francesas embarcaram na digitalização do almoço.

Como é que isto pode ser feito? É muito simples: graças a várias aplicações, os empregados podem consultar e seleccionar a refeição que irão comer na cantina à hora do almoço. Podem também seleccionar uma faixa horária e comunicar com os seus colegas para se encontrarem com eles lá. E para aqueles que preferem que a refeição seja entregue, as start-ups estão a competir em engenhosidade para desenvolver aplicações para encomendar e entregar refeições em áreas de pausa empresarial.

As empresas estão também a desenvolver cada vez mais as suas redes sociais e de mensagens instantâneas internas. Isto permite que todos os empregados estejam em contacto permanente uns com os outros. Já não há necessidade de correr atrás do seu gerente ou de um colega nos vários andares da empresa para obter uma resposta ou informação. Com um clique, a pergunta é feita e a resposta chega.

Source https://culture-rh.com/digitalisation-rh-definition-enjeux-attentes-exemple/